Tip #7: Oude software loslaten

Het is tijd om de ERP-software op te frissen. Het pakket is al 15 jaar oud en sluit niet goed aan op andere systemen in de fabriek. Je wilt graag data kunnen ontsluiten, maar het gaat gewoon niet lekker.

Misschien kun je nog upgraden, maar eigenlijk weet iedereen wel dat softwaremaker die vroeger zo modern was, nu niet echt meer innoveert.

Dus: er wordt een team gevormd en de softwareleveranciers worden geselecteerd. Er komen verkopers die prachtige oplossingen uitleggen, je ziet alle nieuwe mogelijkheden en het lijkt geweldig. Iedereen is enthousiast.

Maar zodra het totale prijskaartje besproken wordt, loopt het vast.

“Maar wat doen we met het huidige systeem?”

“Al dat maatwerk kostte een fortuin! … Kunnen we niet verder optimaliseren wat we hebben?”

“Was het allemaal voor niets?”

“We hebben al zoveel geïnvesteerd, hoe ga ik dat verantwoorden?”

De kans is groot dat er altijd wel iemand is die je vertelt hoe riskant de toekomst is en waarom dit huidige ding nog steeds prima werkt.

En daar zit je dan!

Je grote plannen vallen in het niets, er wordt maanden uitgesteld en voordat je weet ben je weer terug bij het oude.

De reden voor scepsis over nieuwe dingen is gemakkelijk te verklaren: een verlies maakt ons twee keer zo ongelukkig als winst ons gelukkig maakt.

Dat terwijl het economisch gezien makkelijk is om te beslissen. Het gaat allemaal om het verschil tussen wat je nu hebt en wat je in de toekomst zult hebben.

Of het zin heeft om ergens mee door te gaan, hangt af van alle toekomstige inkomsten en uitgaven. Als dit leidt tot een positief totaalsaldo, dan is dat economisch zinvol. Anders niet.

De echte keuze moet gebaseerd zijn op data. Dan moeten de emoties worden behandeld.

Dus als je deze discussie tegenkomt, stop dan even en stel de volgende vragen:

  • “Wat is het echte risico van dit project?”
  • “Wat verliezen we dagelijks aan tijd en geld door de huidige werkwijze?”
  • “Overwaarderen we dit oude systeem vanwege onze emoties?”
  • “Wat is de beste beslissing voor onze klanten voor nu en in de toekomst?”
  • “Hoeveel waarde zal dit oude systeem nog hebben over 5 jaar?”

Vaak is de beste conclusie dat het huidige systeem voorlopig zijn doel heeft gediend, maar de tijden zijn veranderd en de werkelijke waarde is waarschijnlijk veel lager dan de emotionele waarde die eraan wordt toegekend.