Wat zijn de belangrijkste verschillen tussen de manager van een groot, succesvol bedrijf en de manager van een klein, moeilijk bedrijf?
De eerste beheert systemen; de tweede corrigeert continu problemen.
Zonder uitzondering werken grote, succesvolle bedrijven met hun systemen. En degenen zonder doordacht leiderschap en gestructureerde, verstandige protocollen – de meeste kleine bedrijven – hebben het moeilijk.
In andere woorden: het eerste bedrijf voorkomt brandjes, terwijl het tweede bedrijf moet continue brandjes blussen.
Systeemdenken
Producten en diensten van hoge kwaliteit, een betrouwbaar team en hoge winstgevendheid zijn het resultaat van goede systemen en niet andersom.
Of het dagelijkse werk nu soepel verloopt of niet, het onderliggende systeem presteert precies zoals het is geconstrueerd. Dag in dag uit.
Er zit ook een zekere vrijheid in deze conclusie: problemen komen voort uit systemen. Dus daar kun je iets aan doen.
Als ondernemer of manager heb je waarschijnlijk een aantal doelen voor ogen en weet je wat je moet doen om daar te komen. Maar je verzandt in het blussen van branden en komt maar niet toe aan duidelijke doelstellingen te definiëren of specifieke strategieën uit te werken (en taken uit te besteden aan het team).
Kan dit niet anders?
Ja, dit is mogelijk, en de manier om dit te doen is door controle te creëren.
Dit doe je door processen te analyseren en op te splitsen in kleinere onderdelen. Vervolgens documenteer je ze en kijk je of dit proces sneller, soepeler of zelfs achterwege kan blijven.
In plaats van de terugkomende brandjes continue te blussen die ontstaan als gevolg van falende subsystemen is het nodig om het onderliggende systeem eerst te verbeteren.
Eerst werk je aan je systemen. Dan doen je systemen het werk voor jou.
Controle is een must, niet een bijkomend effect
Voor veel bedrijven die nu diep in de dagelijkse sleur zitten, lijkt het vaak een onmogelijke opgave om alles in standaardprocessen uit te werken. Het geheel lijkt te ingewikkeld en ondoordringbaar. Dat komt omdat er geen grip op de zaak is.
Controle is het eerste wat we nodig hebben in ons leven en bedrijf om rust en succes te vinden. Zonder rust krijgt chaos de overhand en begrijpt het systeemdenken het vaak niet meer. We hebben allemaal een beperkte wilskracht gedurende de dag.
Daarom wil je aan het begin van de dag tijd reserveren om orde te scheppen, first things first.
Je zult enorme vooruitgang boeken als je de meest alerte uren van de dag besteedt aan het uitvoeren van de belangrijkste systeemopbouwende taken.
Nu verwacht ik niet dat je op dag 1 een compleet handboek van je hele bedrijf schrijft, maar je moet klein beginnen. Voorbeelden hiervan zijn een standaard dagstartoverleg, een collega trainen in je werk (een uur per dag doet wonderen) en tijd maken om jezelf bij te werken met kennis.
In de volgende e-mail zal ik het driestappenproces uitleggen dat ik heb geleerd in een geweldig boek, namelijk “Work the System”.
Wat zie je nu?
Hier is een oefening, welke je in de volgende mail nodig hebt:
Wat kan er op dit moment, als je rondkijkt vanuit de ruimte die je nu inneemt, worden verbeterd? Wat zie je? Wat is het gevolg? Wat ontbreekt er?
