S-curve in digitaliseringsprojecten

Zoals ik in mijn vorige e-mail beschreef, gelden S-curves ook voor projecten. Daar zijn allerlei scenario’s en modellen voor, maar laten we als voorbeeld een digitaliseringsproject nemen:

  1. Wanneer een project wordt gestart wordt er eerst onderzoek naar de situatie gedaan, een team gevormd en worden mogelijke oplossingen gebrainstormd. Het proces gaat wat langzamer en er is weinig vooruitgang zichtbaar. Vaak is het omslagpunt dat de betrokken partijen inmiddels offertes hebben uitgebracht en de directie tot een investeringsbeslissing kan komen.
  2. Een goede voorbereiding is het halve werk en dat levert nu resultaat op. Nu het plan is goedgekeurd, zijn de budgetten vrijgegeven. De echte ontwikkeling begint nu. Naarmate er meer vooruitgang wordt geboekt, begint de groei plotseling te versnellen. Systemen worden voorbereid, integraties worden geactiveerd en de eerste testopstellingen kunnen worden gebruikt. Als je deze snelle groei in de grafiek wilt zien, kijk dan naar het midden van de “s”.
  3. Het punt dat de maximale groei laat zien, wordt het kantelpunt of buigpunt genoemd. Dit zijn de belangrijkste delen van de curve omdat hier de groei stagneert. Op dit moment wordt er door alle teamleden hard gewerkt aan verschillende subonderdelen. Naarmate je vordert, ontstaan er vaak onvoorziene taken of kosten. Dit moet vaak opnieuw worden goedgekeurd en het project vertraagt een beetje. Er is vooruitgang, maar de basis is al gelegd.
  4. Het project is nu voor 90% voltooid. Wanneer het proces dit punt bereikt, blijven in het algemeen alleen de taken zoals de laatste afwerking, documenteren en gebruikerstests, en de laatste fase van goedkeuringen onvoltooid. De voortgang stagneert hier vaak nog verder.

De laatste 10% is 90% moeite

Elke projectmanager zal de 90/10-regel van projectmanagement herkennen, waarbij de eerste 90% in 10% van de tijd wordt gedaan, maar de laatste 10% de meest vervelende is en 90% van de tijd in beslag zal nemen.

Bij de meeste grote projecten duurt de laatste fase vaak net zo lang of niet langer dan fase 2-3. Dit komt doordat het gevoel van urgentie is afgenomen, het budget is opgebruikt en de afwerking vaak meer tijd kost dan snel iets opzetten.

Net als bij een ijsberg waarvan meestal slechts een tiende deel boven water komt, wordt veel van wat er in een project gebeurt aan het zicht onttrokken. Slim projectmanagement maakt de 90% zichtbaarder en vermijdt de 90/10-regel.

Een ervaren projectmanager kan jouw team op koers houden voor snellere resultaten en de verscholen ijsbergen te vermijden in plaats van je project te laten zinken als de Titanic.