De oplossing voor het ‘kastje-naar-de-muur’-effect

Hoe meer mensen of organisaties inspraak hebben in een project, hoe meer lijnen er zijn. En veel lijnen kunnen leiden tot beter inzicht en betere ideeën. Maar dit werkt alleen goed als al deze deelnemers aan gelijktijdig aan hetzelfde project werken, en:

  • Gelijke belangen hebben
  • Genoeg kennis van de achtergrond hebben
  • Snappen wat er bereikt moet worden
  • Aanspreekbaar zijn voor het eindresultaat

En dat is niet altijd het geval.

Helaas zien we bij digitaliseringsprojecten vaak het ‘kastje-naar-de-muur’-effect.

Er is geen duidelijke strategie en er wordt continu gepingpongd over features in plaats van over oplossingen. De partijen weten niet wat er nog moet gebeuren. Dagen worden gevuld, meer uren worden in rekening gebracht. Maar echt resultaten boeken lukt niet echt lekker.

Gevolg: jij bent als metaalbedrijf dagenlang bezig om erachter te komen waar al die partijen het over hebben en of het wel goed gaat komen. Plus onnodige kosten en frustraties.

Communicatie centraal maken

Daarom hanteer ik in mijn projecten de regel dat ik te allen tijde onafhankelijk ben en blijf, zodat ik alle partijen kan beoordelen op bovenstaande criteria en zo gericht kan sturen. Idealiter werk ik daarom het liefst direct samen met beslissers, de CTO, CEO plus 1 key user.

De key user is de “lokale professional” aan wie ik tijdens het project mijn kennis overdraag, zodat hij achteraf het beste op de hoogte is van de details, in plaats van het management continu te moeten storen.

Als projectmanager werk ik samen met de externe partijen en laat ik de externe partij alleen dingen testen met de eindgebruiker. Ik vermijd liever lijnen tussen de externe partijen onderling. Zo blijft er voor het hele project één aanspreekpunt en dat ben ik.

Want: je hebt het al druk genoeg en de leverancier weet vaak niet wat de planning is. Het vertalen van de verschillende systemen, software en technische termen is een vak apart. En zo sturen we gerichter naar een eindresultaat.

Het punt is:

Veel gesprekken in het begin zijn goed om kennis op te doen. Maar als er actie moet worden ondernomen, is het beter om communicatie te stroomlijnen. Hoe minder rapportjes, mailtjes en onnodige meetings, hoe sneller we kunnen werken.

PS, vanaf 1 oktober heb ik nog plek voor een begeleidings- of projectmanagementtraject in digitalisering. Wil je daar meer over weten? Laten we vrijblijvend bellen.