Kennen Sie das?
Sie installieren ein großes ERP-System, weil Sie Produkte effizient produzieren und versenden wollen.
Mit der Zeit kommt eine Angebotssoftware für Ihr Vertriebsteam hinzu. Sie kaufen dann noch mehr spezialisierte Software (CAM, MES, BI usw.), jede mit ihren eigenen Subsystemen.
Sie wollen schnell etwas für einen Kundenauftrag anpassen. Sie denken, dass es viel einfacher ist, das Problem schnell in Excel zu lösen und etwas in die Mail zu tippen, als sich mit Backend-Sachen herumzuschlagen.
Nach einiger Zeit wachen Sie eines Tages auf und stellen fest, dass niemand mehr weiß, wo irgendetwas ist. Es dauert sechs Monate, bis überhaupt etwas erledigt wird. Und dann fragt man sich: War das alles umsonst?
Was ist hier schief gelaufen?
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Ursache 1: Es beginnt mit Elefantenpfaden
In der physischen Welt um uns herum sehen wir ständig Abweichungen von der geplanten Route: Abkürzungen von A nach B, ohne Rücksicht darauf, ob das der richtige oder wirklich der schnellste Weg ist.
Die Verwendung von Elefantenpfaden mag attraktiv aussehen und im Moment Zeit sparen, aber wenn man sie überspringt, kostet das später oft mehr Zeit (und damit mehr Geld). Hüten Sie sich also vor einer “Katze im Sack”!
Ursache 2: Mangelnde Integration
Der Grund, warum niemand weiß, wo etwas steht, ist, dass es als ein Flickenteppich von Systemen aufgebaut ist. Häufig überschneiden sich die Daten, die Systeme sind nicht miteinander verbunden und es fehlt an einer angemessenen Dokumentation. All dies macht es zu einer hoffnungslosen Aufgabe, jedes System einzeln zu aktualisieren, mit all den damit verbundenen Frustrationen.
Ursache 3: Unnötige Komplexität
Wenn das Design in der Softwarewelt zu komplex ist, wird es schwierig, den etablierten Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten oder zu funktionieren. Wenn ihn niemand wirklich befolgen kann, wird der Plan als unwirksam abgeschrieben. Wenn dies lange genug geschieht, läuft der normale Weg aus.
Was können Sie dagegen tun?
- Beginnen Sie mit dem Ziel vor Augen. Wenn Sie im Voraus wissen, dass Sie diese Systeme benötigen, warum sollten Sie diese nicht im Voraus planen? Solche Dinge gehören in einen Entwurf.
- Vergewissern Sie sich, dass jemand, der für den Prozess zuständig ist, also der “Endnutzer”, weiß, wie man die Dinge leicht anpassen kann. Diese Person möchten Sie vom ersten Tag an einbeziehen.
- Machen Sie den Elefantenpfad unattraktiv. Weigern Sie sich, in der Organisation Ausnahmen zu machen, wenn diese Wege beschritten werden. Einmal eine Ausnahme bedeutet immer eine Ausnahme.
Erste Schritte?
Planen Sie im Jahr 2023 ein ERP-Projekt zu starten oder größere Softwareänderungen vorzunehmen und wollen nicht in ein solches Szenario laufen? Oder leiden Sie bereits darunter? Ziehen Sie den Einsatz eines Projektmanagers in Betracht, der wie ein Architekt das System entwirft und dann den Bau überwacht.
Im Moment bin ich bis Februar ausgebucht. Aber ich empfehle Ihnen, jetzt einen Termin zu vereinbaren, bevor auch diese Möglichkeit vergeben wird.
