Überwinden Sie das Huhn-und-Ei-Dilemma von UBL/EDI mit diesen beiden E-Mails

Wenn Sie ein modernes ERP-System und eine Buchhaltungssoftware nutzen oder planen, diese einzuführen, und mit sich wiederholenden Aufträgen, Auftragszeilen und/oder Kaufteilen arbeiten, ist es höchste Zeit, sowohl Kunden als auch Lieferanten aufzufordern, digitale Bestellungen und Rechnungen zu senden.

Die Digitalisierung gleicht oft dem Henne-Ei-Dilemma: Man will vorankommen, aber die Kunden wollen es auch. Ihre Kunden wollen ebenfalls vorankommen, aber auch Sie als Anbieter.

Das Gleiche gilt für die Integration der Lieferkette, insbesondere für die Verwendung von EDI und UBL.

Wenn der Kunde Ihnen diese Dateien nicht zur Verfügung stellt, macht es möglicherweise keinen Sinn, Software zu kaufen oder zu installieren, die diese Dateien verarbeiten kann. Umgekehrt natürlich auch. Zumindest scheint es so….

Der Punkt ist: Haben Sie jemals ausdrücklich darum gebeten, dass Ihnen diese Informationen zugestellt werden?

Kurz zu UBL und EDI…

Universal Business Language (UBL) und elektronischer Datenaustausch (EDI)

(Sehen Sie sich auch mein YouTube-Video an: https://www.youtube.com/watch?v=tjtbk7CsBE )

UBL und EDI sind elektronische Dokumentenformate, die einen standardisierten Weg zum Austausch von Informationen zwischen Unternehmen bieten. Wenn Sie mit der Regierung oder sehr großen Institutionen Geschäfte machen wollen, können Sie sich dem fast nicht mehr entziehen.

Warum? Sie trägt dazu bei, die Bearbeitungszeit zu verkürzen, Fehler zu reduzieren und die Datengenauigkeit insgesamt zu verbessern. Große Unternehmen wissen dies bereits und setzen es deshalb sogar durch, weil sie wissen, dass sie damit Gewinne erzielen können.

Zwei magische E-Mails, die Importe um die Hälfte reduzieren können.

Sobald Ihre Lieferanten und Kunden die Dateien liefern, haben Sie einen Business Case!

Lassen Sie sich nicht von dem Gedanken beirren, dass Kunden keine digitalen Dateien zur Verfügung stellen können. Wo ein Wille ist, da ist auch ein Weg.

Senden Sie diese beiden E-Mails an Ihre 10 wichtigsten Lieferanten und Kunden:

An Ihren Kunden:

Sehr geehrter Kunde,

Wir möchten Ihnen einen noch besseren Service bieten und bitten Sie daher, Ihre Aufträge, wenn möglich, mit einem UBL- oder EDI-Anhang zusätzlich zu Ihren normalen PDF-Anhängen zu versehen.

Durch das Hinzufügen dieser Anhänge können wir Ihre Bestellung direkt lesen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler vermeidet, da die manuelle Eingabe entfällt.

Als Beispiel möchten wir darauf hinweisen, dass die Rechnung, die Sie von uns erhalten, bereits einen zusätzlichen Anhang enthält: die Rechnung im XML- und UBL-Format. Dieser Anhang ermöglicht es Ihrem System, die Rechnung direkt zu lesen, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Wenn Sie andere Möglichkeiten haben, Ihre Bestellung digital zu übermitteln, lassen Sie es uns bitte wissen. Wir werden dann gemeinsam mit Ihnen die Möglichkeiten prüfen.

Mit freundlichen Grüßen,

[Naam bedrijf]

Zu Ihrem Livernacier:

Sehr geehrter Lieferant,

Um die Bearbeitung Ihrer Rechnungen zu vereinfachen, bitten wir Sie, Ihre Rechnungen zusätzlich zu den normalen PDF-Anhängen mit einem UBL- oder EDI-Anhang zu versehen.

Mit diesem Anhang können wir Ihre Rechnung direkt lesen, was nicht nur Zeit spart, sondern auch Fehler vermeidet, da die manuelle Eingabe entfällt.

Zur Veranschaulichung möchten wir darauf hinweisen, dass der Bestellung, die Sie von uns erhalten, bereits ein zusätzlicher Anhang beigefügt ist: das Bestellformular im .XML- und UBL-Format. Dieser Anhang ermöglicht es Ihrem System, die Bestellung direkt zu lesen, wodurch Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Wir hoffen, dass Sie diesem Wunsch nachkommen können. Wenn Sie Fragen haben oder andere Möglichkeiten, Ihre Rechnungen digital einzureichen, würden wir uns freuen, von Ihnen zu hören.

Mit freundlichen Grüßen,

[Naam bedrijf]

PS. Für den aufmerksamen Leser: Natürlich werden Sie dann selbst Angebote, Rechnungen und Bestellungen mit UBL-Anhängen versehen wollen. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, können Sie es weglassen, aber ich würde es auf jeden Fall empfehlen.

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